Q 就業規則は全員に配布する必要はありますか？

【質問】

当社では、社員が増えてきたこともあり、新たに就業規則を作ったのですが、社員全員に配布する必要があるのでしょうか？

【回答】

適正に就業規則が周知されていれば、必ずしも社員全員に配布する必要はありません。

【解説】

労働基準法では、就業規則を作成・変更した場合には、社員全員に周知しなければならないとされています。

周知方法としては、以下の方法が挙げられています。

①常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること。

②書面を社員に配布すること。

③磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に社員が記録の内容を常時確認できる機器を設置すること。

このように、就業規則の周知は、②に書かれているように社員全員に配布はもちろん、配布しなくても、食堂や休憩室等の見やすい場所への掲示や備え付けや就業規則のデータをパソコンに記録し、それをいつでも社員が見れるような状態であれば、周知義務を果たしたこととなります。

最近では、自社のホームページに社員専用サイトをつくり、そこに就業規則のデータを公開し、社員がいつも就業規則を閲覧できる方法も考えられます。

つまり、就業規則の周知義務は、どのような方法でも、社員がいつでも好きな時に就業規則を閲覧できる状態にあれば、法律的な義務を果たしていると言えます。

もちろん、社員全員に配布することが、労務管理上において、最良な方法と言えます。

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【ここがポイント！】

就業規則の周知は、労務管理において非常に重要なポイントです。

というのは、就業規則は、作成しそれを所轄の労働基準監督署へ届出しただけでは、効力を発せず、社員へ適正な方法で周知し初めて効力を有するとされています。

つまり、どんなに時間と労力を要して作成した就業規則であっても、社員へ周知しなければ、文字が書かれた単なる紙に過ぎなくなってしまいます。

就業規則を作成する大きな目的の１つの労働トラブルの防止や発生した労働トラブルの対応にあります。

例えば、解雇をめぐる争いでは、解雇規定の存在の有無が、解雇の正当性の判断に重要な影響を与えます。

ですから、解雇トラブルを想定して解雇規定を充実させた就業規則を作成しても、それを社員に周知してなければ、いざ、裁判等になった時に、就業規則は効力を有しない、つまり、解雇規定は存在しない、と同じに見なされてしまいます。

就業規則を周知していないケースは、残念ながら、実際に多々あります。

しかし、それは、会社にとって非常に危険なことなのです。

ですから、就業規則を作成又は変更した場合には、必ず適正な方法で周知するようにして下さい。

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