就業規則の変更手続きと不利益変更について
特に就業規則の変更は、作成時とは違い、不利益な変更の問題が生じる可能性があります。
そのため、終業規則を変更する場合には、作成時と違った注意すべき点があります。
この記事では、就業規則を変更する際の手続きと注意点について詳しく解説していきます。
就業規則の変更が必要な場合
就業規則を変更しなければならないケースはいくつか考えられます。
まず、ここでは就業規則の変更が必要となる場合をいくつかご紹介していきたいと思います。
労働関連に関する法律が改正されたとき
就業規則は、労働基準法を初め育児・介護休業法、高年齢者雇用安定法等の法律の制限を受けます。
就業規則は、これらの法律の基準を満たしている必要があります。
従って、関連する法律が改正されれば、就業規則もそれに合わせて変更していく必要があります。
実態と合わなくなった場合
就業規則は、様々な理由で会社の実態と合わなくなってくる場合があります。
例えば、就業規則を作成した時点では、パートタイマーや契約社員等を雇用していなかったけど、人員拡大に伴い、正社員以外の従業員の雇用が必要となった場合や、新規事業を立ち上げため、新たな勤務時間体制が必要になるなど、様々なケースが考えられます。
就業規則を変更しなければならないケースが発生しても、変更しないでそのままにしておくと、先程の例で言えば、パートタイマーや契約社員にも既存の就業規則の規定が適用されてしまうため、賞与や退職金といった事項で不都合が生じてしまう可能性があります。
経営が悪化した場合
経営の悪化によって就業規則の変更の必要性が生じる場合があります。
例えば、賃金水準の低下や手当や賞与の減額や廃止、慶弔休暇等の廃止などが考えられます。
経営を維持していくためには、これらの手段を取ることは選択肢の１つと言えますが、従業員にとって、不利益な変更となる場合には、注意が必要となってきます。
不利益変更については、後で詳しくご説明したいと思います。
就業規則の変更手続きについて
ここでは就業規則の変更手続きの方法と注意点についてご説明していきたいと思います。
就業規則は、事業場単位
就業規則を作成・変更する場合には、企業単位ではなく、事業場単位で行います。
事業場とは、わかりやすく言えば、本社、支店、支社、営業所といった事業の組織的なまとまりを言います。
ですから、就業規則は、本社や支店、営業所といった事業場ごとに作成する必要があります。
そして、就業規則の届出が必要な場合には、各事業場を管轄する労働基準監督署に届出ることとなります。
１つの企業でも、本社と支店との管轄が違えば、届出先の労働基準監督署は、当然、違ってきます。
ただし、例外的に、本社と各支店等の就業規則の内容が同じ場合には、本社管轄の労働基準監督署を通して、一括して届出ることが可能です。
詳しくはこちらをご参考下さい。
＞＞就業規則一括届出制度（厚生労働省）
また、全ての事業場が就業規則を労働基準監督署に届出る必要はなく、労働基準監督署に就業規則を届出なければならないのは、常時10人以上の従業員を雇用している事業場です。
なお、常時雇用している従業員数が１０人未満の事業場でも、就業規則を届出ることはできます。（労働基準監督署は、ちゃんと受取ってくれます。）
変更案の作成と経営陣による承認
就業規則の変更を行う場合、総務等の担当部署で、変更案を作成します。
変更内容が法律に関する場合には、法律に抵触していないか？などをチェックし、必要に応じて行政官庁等へ確認を行います。
そして、最終案を取締役会で承認を得るなどして、経営陣の承認を得ます。
なお、経営陣の承認は、就業規則が有効となるための法的な要件ではありませんので、届出に取締会等の議事録等は必要ありません。
変更案の作成について
就業規則を変更する場合、基本的には２つの方法があります。
変更する個所が少ない場合には、変更箇所だけの変更前と変更後を記載します。
例えば、始業・終業時刻だけを変更する場合、以下のように１枚の紙に変更前と変更後の規定を記載するれば良いでしょう。
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就業規則変更内容
就業規則第○○条（始業・終業時刻）を下記の通り変更する。
【変更前】
第○○条（始業・終業時刻）
始業時刻は午前９時、終業時刻は午後６時とする。
【変更後】
第○○条
始業時刻は午前８時、終業時刻は午後５時とする。
本規定は、平成○年○月○日より実施する。
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労働基準監督署に提出後、既存の就業規則と一緒にファイル等して保管しておきます。
しかし、変更する箇所や追加、削除する箇所が多い場合には、全面改定という形で、変更後の内容を反映した就業規則全てを再度作成しても問題ありません。
また、先程の変更箇所だけ記載して変更する場合でも、変更回数が多くなれば、ある程度の時期に全面改定した方が良いでしょう。
ただ、就業規則の変更案の作成方法については、特段法律に定めが無く、どのような方法でも、変更箇所が、わかれば良いとされていますので、適時、使い分けていただければ結構です。
意見書の作成と注意点について
就業規則を労働基準監督署に届出る場合には、就業規則の届出書に従業員の過半数以上が加入する労働組合がある場合には労働組合の代表所又は従業員の過半数を代表する者の意見を記した、意見書を添付する必要があります。
就業規則の届出書と意見書は、法律で決まった書式はありませんので、任意に作成したもので大丈夫です。
書式の見本はこちらをご参考にして下さい。
＞＞労働基準法関連様式集（東京労働局）
では、意見書を作成する場合の注意点についてご説明したいと思います。
まず、労働組合が無い場合には、従業員の過半数を代表する者を選出する必要がありますが、代表者は、本店や支店等の事業場ごとに選出する必要があります。
さらに、労働基準法第41条第2号に規定する監督又は管理する立場の者でないことが必要です。
なお、労働基準法第41条第2号に規定する監督又は管理する立場の者についてはこちらをご参照下さい。
＞＞労働基準法における管理監督者の範囲の適正化に向けて（厚生労働省）
また、選出方法も、投票、挙手等の方法による手続きにより選出された者であることが必要です。
ですから、経営者が一方的に指名したり、親睦会の代表者をそのまま従業員代表とする方法は、不適切となります。
なお、労働基準法では、従業員代表の意見を聴取することが義務付けられているのであって、同意を得ることまで義務付けてはいません。
そのため、「反対」と記載された意見書であっても、労働基準監督署は、その就業規則を受取ってくれます。
ただし、変更内容が従業員にとって不利益な内容の場合、労働契約法等の問題が生じる場合がありますので、後で詳しくご説明します。
変更後の就業規則の提出
就業規則の変更案の経営陣の承認を得、意見書の作成が出来ましたら、事業場を管轄する労働基準監督署へ提出します。
提出する場合、就業規則、届出書、意見書をそれぞれ二部提出し、一部は控えとして返却されます。
就業規則の変更は、郵送でも可能です。その場合は、切手を貼った返信用封筒の同封が必要となります。
周知義務について
労働基準法により、作成又は変更した就業規則は、従業員に周知させることが義務付けられています。
周知する方法は、作成又は変更した就業規則の写しを従業員に配布することが一番望ましいのですが、法律では、そこまで求めておらず、事業場の見やすい場所に掲示又は備え付けをするか、電子的データで記録し、事業場に従業員が就業規則の内容を常時確認できるパソコンなどを設置する方法でも可とされています。
ところで、この就業規則の周知義務は、非常に重要な規定です。
というのは、就業規則は、従業員に周知して初めて効力を有するとされています。
例えば、労働トラブル防止のために就業規則を作成・変更しても、その就業規則が、正しく周知されていなければ、労働トラブル防止には全く役に立たないこととなってしまいます。
ですから、就業規則は、正しく周知することが非常に重要です。
就業規則変更手続きとそれにかかる注意点は以上です。
就業規則変更の全体像はおわかりいただけたかと思います。
では、最後に就業規則の変更で最も重要なポイントである、不利益な変更についてご説明したいと思います。
就業規則の不利益な変更について
経営の悪化に伴い就業規則を変更する場合、賃金水準の低下や手当の減額又は廃止といった、従業員にとって不利益な変更となる場合があります。
これまでご説明しましたように、従業員との合意が就業規則の作成又は変更の要件とはされていないため、不利益な変更について、従業員の同意が得られなくても、就業規則を届出ることは可能です。
しかし、労働契約法第９条や第１０条によって、経営者が、一方的に就業規則を従業員にとって不利益となる変更をすることを禁止しており、変更する場合には、合理性が求められます。
つまり、合理性がなければ、就業規則の変更は、認められないこととなります。
ただ、この問題の難しい点は、合理性の基準が、法律で明確に線引きされていない点にあります。
労働契約法では、合理性の有無の判断基準として、
１ 従業員の受ける不利益の程度
２ 労働条件の変更の必要性
３ 変更後の就業規則の内容の相当性
４ 労働組合や従業員代表との交渉の状況
５ その他の就業規則の変更に係る事情
が規定されていて、これらを総合的に考慮されます。
ただ、先程も書きましたが、合理性の基準が、法律で明確に線引きされていないため、合理性の有無は、上記の基準を基に裁判等での判断を仰ぐことになります。
ですから、就業規則を不利益に変更する場合は、変更自体の手続きは、会社が、一方的に出来てしまいますが、従業員から訴えられ、合理性が無いと判断されれば、変更は、無効となっていまいます。
結果的に、就業規則の不利益な変更は、従業員の同意無しに行うことは、非常にリスクが高いと言えます。
従って、就業規則を不利益に変更する場合には、従業員に変更せざる得ない理由を誠意を持って十分に説明し、従業員の理解を得ることが重要です。
なお、同意を得る場合は、従業員全員の同意を得ておく必要があると言えるでしょう。
また、賃金や退職金など従業員にとって重要な権利や労働条件に関する不利益な変更には、「高度の必要性」が必要とされますのでご注意下さい。
就業規則を変更する場合、従業員にとって有利になる変更や単なる規則の変更等でしたら、さほど、問題は、生じないかと思います。
しかし、反対に不利益な変更を行う場合には、十分な注意が必要です。
確かに、経営を維持していくためには、不利益な変更が必要な場合もあるかと思います。
しかし、従業員にとって既に得ている権利を手放すのは、感情的になかなか納得ができないところもあります。
そのため、経営者は、誠意をもって従業員の理解を得る姿勢が大切となってきます。
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