社員に就業規則を見せてと言われたらどうすればいいですか？またコピーや持ち出しを求められた場合断れますか？

就業規則は労働者への周知義務があります。

ですから、社員から見せてと言われたら見せなければなりません。

ではもし、社員からコピーや持ち出しを求めたら・・・ちょっと躊躇してしまうかと思います。

今回は、社員に就業規則のコピーや持ち出しを求められた際の対応について、解説いたします。

就業規則のコピーや持ち出しに関して一定の制限が可能な場合があります

労働基準法では就業規則を作成・変更した場合には、必ず適正な方法で従業員全員に周知させなければならないと規定しています。

ですから、就業規則は、従業員がいつでも見ることができる状態にしておく必要があります。

周知方法としては、従業員全員に就業規則のコピーを配るのが最も望ましい方法ですが、人数が会社では、それもなかなか大変なところがありますので、法律ではそこまで求めていなくて、従業員が見たい時に見ることができる状態であれば、適切な周知方法とされています。

例えば、会議室や食堂等の見やすい場所に就業規則を備え付けておくとか、ウェブサイト上に就業規則のデータを載せて方法でも周知義務を果たしたとされます。

ところで、経営者から「従業員が就業規則のコピーを欲しい、と言っていますがどうすれば良いですか？」といった相談を受けることがあります。

先程も言いましたように、就業規則をコピーして従業員全員に配るのが、周知方法としては、最も望ましいものです。

ですから、従業員に就業規則のコピーを渡すことは、従業員本人が就業規則の内容を確認するだけの目的なら問題ないのでしょうが、しかし、備え付けの就業規則をその場で読めば確認できることを敢えてコピーが欲しい、ということは、それを外部に持ち出し、第三者に見せる可能性も考えられます。

ところで、就業規則自体は機密文書には当たらないと考えられていますので、就業規則のコピーの持ち出しを法律的に禁止することは、出来ないと思われます。

しかし、機密文書で無いとしても、あくまで就業規則は、社内的な内部文書です。

ですから、就業規則のコピーを安易に外部に持ち出して、それを第三者に見せることは問題があると言えます。

また、その行為が、取引先等の知るところとなったら、会社の文書管理やリスク管理への姿勢が疑われてしまい、企業イメージが損なわれる可能性もあります。

ですから、就業規則のコピーに関して一定の制限を設けることに関して、一定の合理性、妥当性があると考えられます。

ただし、あくまで従業員が就業規則を見ることができる権利を損なわない範囲での制限にする必要がありますので、ご注意下さい。

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しかし本当に大切なことは、実際にどのように運用していくのか、法改正・会社の実情などにどのように合わせていくのか、ということです。

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